Счёт-фактура по НДС: заполнение 2026

Счёт-фактура — ключевой документ в системе НДС. Именно он даёт покупателю право на налоговый вычет, а продавца обязывает отразить операцию в книге продаж. Ошибка в реквизитах или пропущенный обязательный показатель — и вычет под угрозой, а инспекция получает основание для доначисления. В 2026 году правила заполнения счёта-фактуры претерпели изменения: введены новые строки, скорректированы требования к электронному формату, а ФНС усилила контроль через АСК НДС-3. В этой статье — полный разбор: обязательные реквизиты, типичные ошибки, актуальные ставки и порядок выставления.

Что такое счёт-фактура и зачем он нужен

Счёт-фактура — это первичный налоговый документ, который продавец (исполнитель) обязан выставить покупателю (заказчику) при реализации товаров, работ или услуг, облагаемых НДС. Правовая основа — статья 169 НК РФ. Без надлежащего счёта-фактуры покупатель не вправе принять НДС к вычету (пункт 1 статьи 172 НК РФ).

Счёт-фактура выполняет три функции одновременно. Первая — фискальная: фиксирует сумму налога, предъявленную продавцом. Вторая — контрольная: позволяет ФНС через АСК НДС сопоставить вычеты покупателя с начислениями продавца. Третья — доказательственная: подтверждает реальность хозяйственной операции в случае налогового спора.

Счёт-фактура не является договором, актом приёмки или накладной. Это самостоятельный налоговый документ, который оформляется параллельно с первичными учётными документами (товарной накладной, актом выполненных работ и т. д.).

Виды счетов-фактур

НК РФ и Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее — Постановление № 1137) предусматривают несколько разновидностей документа.

Обычный счёт-фактура — выставляется при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав (пункт 3 статьи 168 НК РФ). Срок выставления — не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса.

Авансовый счёт-фактура — оформляется при получении предоплаты (полной или частичной) в счёт предстоящих поставок. Регулируется пунктом 3 статьи 168 и пунктом 5.1 статьи 169 НК РФ. Покупатель вправе принять НДС с аванса к вычету, а при получении товара — восстановить его и принять вычет по «отгрузочному» счёту-фактуре.

Корректировочный счёт-фактура — выставляется при изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг): при уменьшении или увеличении цены, количества, объёма. Основание — пункт 3 статьи 168 и пункт 5.2 статьи 169 НК РФ. Выставляется не позднее 5 календарных дней с даты соглашения об изменении цены.

Универсальный передаточный документ (УПД) — не отдельный вид счёта-фактуры, а форма, совмещающая счёт-фактуру и первичный учётный документ. Рекомендован письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Применение УПД добровольно, но широко распространено на практике.

Из практики: в одном из дел, которое мы сопровождали в Уральском федеральном округе (осень 2025 года), налоговая инспекция отказала компании в вычете НДС на сумму около 4,3 млн рублей, сославшись на ошибки в счетах-фактурах: в нескольких документах был неверно указан КПП покупателя (использовался КПП головной организации вместо КПП обособленного подразделения, которое фактически получало товар). Инспекция квалифицировала это как нарушение подпункта 2 пункта 5 статьи 169 НК РФ. В ходе досудебного обжалования нам удалось доказать, что ошибка в КПП не препятствует идентификации покупателя и не влечёт отказа в вычете — позиция подтверждена письмом Минфина России от 26.08.2015 № 03-07-09/49050 и устойчивой практикой арбитражных судов. УФНС отменило решение инспекции в полном объёме.

Обязательные реквизиты счёта-фактуры в 2026 году

Перечень обязательных реквизитов установлен пунктами 5 и 5.1 статьи 169 НК РФ. Форма документа утверждена Постановлением № 1137 (с изменениями, действующими в 2026 году). Отсутствие или неверное заполнение любого обязательного реквизита — основание для отказа в вычете (пункт 2 статьи 169 НК РФ), если ошибка препятствует идентификации продавца, покупателя, товара, ставки или суммы налога.

Реквизиты «шапки» документа

Строка 1 — порядковый номер и дата. Нумерация счетов-фактур ведётся в хронологическом порядке. Единых требований к формату номера нет — организация устанавливает его самостоятельно. Допускается использование разделителей (дефис, косая черта) для обособленных подразделений и участников договора простого товарищества. Дата — календарная дата выставления документа.

Строка 1а — номер и дата исправления. Заполняется только при составлении исправленного счёта-фактуры. В первичном документе ставится прочерк.

Строка 2 — продавец. Полное или сокращённое наименование в соответствии с учредительными документами. Для индивидуального предпринимателя — фамилия, имя, отчество.

Строка 2а — адрес продавца. С 2017 года указывается адрес из ЕГРЮЛ (для организаций) или ЕГРИП (для ИП). Фактический адрес не требуется.

Строка 2б — ИНН/КПП продавца. Для ИП — только ИНН (КПП не присваивается). Для организации — ИНН и КПП. При реализации через обособленное подразделение указывается КПП подразделения.

Строка 3 — грузоотправитель и его адрес. Заполняется при реализации товаров. Если продавец и грузоотправитель совпадают — допускается запись «он же». При оказании услуг и выполнении работ ставится прочерк.

Строка 4 — грузополучатель и его адрес. Аналогично строке 3 — только для товаров. При услугах и работах — прочерк.

Строка 5 — реквизиты платёжно-расчётного документа. Заполняется при получении аванса: указываются номер и дата платёжного поручения. При отгрузке без предоплаты — прочерк.

Строка 5а — реквизиты документа об отгрузке. Введена с 1 июля 2021 года. Указываются номер и дата документа, на основании которого выставлен счёт-фактура (товарная накладная, акт и т. д.). Обязательный реквизит для «отгрузочных» счетов-фактур.

Строка 6 — покупатель. Полное или сокращённое наименование по учредительным документам. Для ИП — ФИО.

Строка 6а — адрес покупателя. Из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Строка 6б — ИНН/КПП покупателя. При поставке в адрес обособленного подразделения — КПП подразделения.

Строка 7 — валюта. Наименование и цифровой код по ОКВ. При расчётах в рублях — «российский рубль, 643».

Строка 8 — идентификатор государственного контракта. Заполняется при наличии государственного контракта, договора (соглашения) о субсидии или бюджетных инвестициях. В остальных случаях — прочерк.

Табличная часть документа

Графа 1 — порядковый номер записи. Введена с 1 октября 2017 года. Нумерация строк таблицы по порядку.

Графа 1а — наименование товара (работ, услуг), имущественных прав. Должно позволять идентифицировать предмет сделки. Расплывчатые формулировки («услуги», «товар», «работы») без конкретизации — риск отказа в вычете. Допускается ссылка на договор или спецификацию при условии, что наименование в них конкретизировано.

Графа 1б — код вида товара. Заполняется при экспорте товаров в государства — члены ЕАЭС. Указывается код по единой ТН ВЭД ЕАЭС. В остальных случаях — прочерк.

Графы 2 и 2а — единица измерения. Код и условное обозначение по ОКЕИ. Если единица измерения не предусмотрена — прочерк.

Графа 3 — количество (объём). При невозможности определить — прочерк.

Графа 4 — цена (тариф) за единицу без НДС. При невозможности определить — прочерк.

Графа 5 — стоимость товаров (работ, услуг) без НДС. Итоговая сумма без налога.

Графа 6 — сумма акциза. Для подакцизных товаров. В остальных случаях — «без акциза».

Графа 7 — налоговая ставка. Актуальные ставки НДС в 2026 году: 20% (основная), 10% (льготная — продовольствие, детские товары, медицинские изделия, книги и периодика по перечню), 0% (экспорт, международные перевозки и иные операции по статье 164 НК РФ). При освобождении от НДС — «без НДС». При авансовых счетах-фактурах — расчётные ставки 20/120 или 10/110.

Графа 8 — сумма НДС. Исчисленная сумма налога. При ставке 0% и «без НДС» — соответственно «0» или «без НДС».

Графа 9 — стоимость товаров (работ, услуг) с НДС. Итоговая сумма с налогом.

Графы 10 и 10а — страна происхождения товара. Цифровой код и краткое наименование по ОКСМ. Заполняется для товаров иностранного производства. Для российских товаров — прочерк.

Графа 11 — регистрационный номер партии товара или декларации на товары. С 1 июля 2021 года вместо номера таможенной декларации указывается регистрационный номер партии товара (при прослеживаемости) или номер декларации на товары (для импортных товаров вне системы прослеживаемости).

Графа 12 — количественная единица измерения товара (для прослеживаемых товаров). Код и условное обозначение по ОКЕИ.

Графа 13 — количество прослеживаемого товара. В единицах измерения из графы 12.

Подписи

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами на основании приказа или доверенности (пункт 6 статьи 169 НК РФ). Для ИП — подпись предпринимателя с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации. Электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.

Ставки НДС в 2026 году: что учитывать при заполнении

С 1 января 2025 года в НК РФ введена прогрессивная шкала ставок НДС для упрощенцев, перешедших на уплату НДС. Однако для организаций и ИП на общей системе налогообложения базовые ставки остаются прежними.

Основная ставка — 20% (пункт 3 статьи 164 НК РФ). Применяется ко всем операциям, не указанным в пунктах 1, 2 и 4 статьи 164 НК РФ.

Льготная ставка 10% (пункт 2 статьи 164 НК РФ) применяется при реализации: продовольственных товаров по перечню Правительства РФ; товаров для детей; периодических печатных изданий и книжной продукции, связанной с образованием, наукой и культурой; медицинских изделий и лекарственных средств; услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа.

Ставка 0% (пункт 1 статьи 164 НК РФ) — экспорт товаров, международные перевозки, реализация в рамках СЭЗ и ряд иных операций. Применение нулевой ставки требует документального подтверждения (статья 165 НК РФ).

Расчётные ставки 20/120 и 10/110 применяются при получении авансов, при удержании налога налоговым агентом, а также в иных случаях, предусмотренных пунктом 4 статьи 164 НК РФ.

Для плательщиков НДС на УСН с 2025 года установлены специальные ставки: 5% (при доходах от 60 до 250 млн рублей) и 7% (при доходах от 250 до 450 млн рублей). При применении этих ставок вычеты входного НДС не предоставляются. В счёте-фактуре указывается соответствующая ставка — 5% или 7%.

Электронный счёт-фактура в 2026 году

Электронный документооборот счетов-фактур регулируется статьёй 169 НК РФ (пункт 1) и Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (порядок выставления и получения электронных счетов-фактур). Обмен осуществляется через операторов электронного документооборота (ЭДО), включённых в реестр ФНС.

Электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Подпись главного бухгалтера при электронном формате не требуется — достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица (пункт 6 статьи 169 НК РФ в редакции, действующей с 2022 года).

Формат электронного счёта-фактуры утверждён Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. В 2026 году применяется именно этот формат. Переход на него обязателен для участников системы прослеживаемости товаров.

Дата выставления электронного счёта-фактуры — дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО о получении файла продавца. Дата получения — дата, указанная в извещении покупателя о получении счёта-фактуры. Обе даты фиксируются оператором и имеют юридическое значение для определения налогового периода.

Из практики: в деле, которое мы вели в Центральном федеральном округе (начало 2026 года), производственная компания получила отказ в вычете НДС на сумму около 6,8 млн рублей по счетам-фактурам, выставленным в электронном виде. Инспекция указала, что документы подписаны УКЭП лица, не являющегося руководителем и не имеющего надлежащей доверенности на момент подписания. В ходе проверки выяснилось, что доверенность была оформлена, однако не передана в инспекцию и не зарегистрирована в системе ЭДО. Нам удалось представить доверенность с подтверждением даты её выдачи (нотариальное удостоверение), а также переписку с оператором ЭДО, подтверждающую полномочия подписанта. Суд первой инстанции поддержал налогоплательщика: отсутствие доверенности в базе инспекции не означает её отсутствия как такового, а бремя доказывания неполномочности подписанта лежит на налоговом органе (часть 5 статьи 200 АПК РФ).

Типичные ошибки при заполнении счёта-фактуры

Не каждая ошибка в счёте-фактуре влечёт отказ в вычете. Пункт 2 статьи 169 НК РФ прямо указывает: ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости, ставки и суммы НДС, не являются основанием для отказа в вычете. Это подтверждает и устойчивая судебная практика.

Тем не менее ряд ошибок создаёт реальные риски.

Неверный ИНН продавца или покупателя. Это критическая ошибка: ИНН — основной идентификатор лица в системе АСК НДС. Несовпадение ИНН означает, что система не может сопоставить вычет покупателя с начислением продавца. Инспекция вправе отказать в вычете.

Неверная ставка НДС. Если в счёте-фактуре указана ставка 20% вместо 10% (или наоборот), сумма налога рассчитана неверно. Покупатель может принять к вычету только сумму, соответствующую правильной ставке. Продавец обязан уплатить налог по ставке, указанной в счёте-фактуре (пункт 5 статьи 173 НК РФ).

Отсутствие или неверное заполнение строки 5а. С 1 июля 2021 года строка 5а обязательна. Её отсутствие — формальное нарушение, которое инспекция может использовать как основание для запроса пояснений или отказа в вычете. На практике суды в большинстве случаев встают на сторону налогоплательщика, если операция реальна и остальные реквизиты заполнены верно.

Расплывчатое наименование товара (работы, услуги). «Консультационные услуги», «прочие услуги», «товары» без конкретизации — повод для инспекции усомниться в реальности операции. Рекомендуется указывать наименование в соответствии с договором или спецификацией.

Ошибка в адресе продавца или покупателя. Если адрес не совпадает с данными ЕГРЮЛ — это нарушение. Однако суды, как правило, не признают такую ошибку основанием для отказа в вычете, если ИНН указан верно и лицо идентифицируется.

Подпись неуполномоченного лица. Счёт-фактура, подписанный лицом без надлежащих полномочий (без приказа или доверенности), считается ненадлежащим. Доверенность должна быть оформлена до момента подписания документа.

Нарушение срока выставления. Счёт-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса (пункт 3 статьи 168 НК РФ). Нарушение срока само по себе не лишает покупателя права на вычет — это подтверждает Минфин России (письмо от 25.01.2016 № 03-07-11/2722) и судебная практика. Однако нарушение срока — дополнительный аргумент инспекции при комплексных претензиях.

Неверное заполнение граф по прослеживаемым товарам. Для товаров, включённых в перечень прослеживаемых (постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110), обязательно заполнение граф 11–13. Ошибки в этих графах влекут административную ответственность и могут стать основанием для углублённой камеральной проверки.

Авансовый счёт-фактура: особенности заполнения

Авансовый счёт-фактура имеет ряд особенностей по сравнению с «отгрузочным».

В строке 5 указываются номер и дата платёжного поручения на перечисление аванса. При безденежных формах расчётов (зачёт, новация) ставится прочерк.

В графе 1а наименование товаров (работ, услуг) указывается в соответствии с договором. Если договор предусматривает поставку нескольких наименований — допускается обобщённое наименование (например, «поставка оборудования по договору № 15 от 01.03.2026»).

В графе 7 указывается расчётная ставка: 20/120 или 10/110 в зависимости от ставки, по которой будет облагаться реализация. Если аванс получен в счёт поставки товаров, облагаемых по разным ставкам, — составляются отдельные счета-фактуры или в одном документе выделяются отдельные строки.

Графы 2–6, 10–13 в авансовом счёте-фактуре не заполняются (ставятся прочерки), поскольку отгрузки ещё не было.

После отгрузки продавец выставляет «отгрузочный» счёт-фактуру и регистрирует авансовый в книге покупок (восстанавливает НДС с аванса). Покупатель, в свою очередь, восстанавливает вычет по авансовому счёту-фактуре и принимает к вычету НДС по «отгрузочному».

Корректировочный счёт-фактура: когда и как выставлять

Корректировочный счёт-фактура выставляется при изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг) — как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. Основание — соглашение сторон об изменении цены или количества (пункт 10 статьи 172 НК РФ).

Важно разграничить корректировочный счёт-фактуру и исправленный. Корректировочный — при изменении условий сделки после отгрузки (реальное изменение стоимости). Исправленный — при обнаружении ошибки в первоначальном счёте-фактуре (технической или арифметической).

В корректировочном счёте-фактуре указываются: реквизиты первоначального документа (строка 1б); показатели «до изменения» и «после изменения»; разница (увеличение или уменьшение) по стоимости и сумме НДС.

При увеличении стоимости продавец доначисляет НДС в том периоде, в котором выставлен корректировочный счёт-фактура. Покупатель получает дополнительный вычет. При уменьшении стоимости продавец принимает разницу к вычету, покупатель — восстанавливает НДС.

Счёт-фактура при освобождении от НДС

Организации и ИП, освобождённые от НДС по статье 145 НК РФ (выручка за три предшествующих месяца не превысила 2 млн рублей), вправе не выставлять счета-фактуры. Однако если они всё же выставляют счёт-фактуру с выделенным НДС — обязаны уплатить налог в бюджет (пункт 5 статьи 173 НК РФ).

При реализации товаров (работ, услуг), освобождённых от НДС по статье 149 НК РФ, счёт-фактура не выставляется. Если покупатель настаивает на документе — можно выставить счёт-фактуру с пометкой «без НДС» в графе 7 и нулевой суммой в графе 8.

Плательщики НДС на УСН, применяющие ставки 5% или 7%, выставляют счета-фактуры в общем порядке с указанием соответствующей ставки. Вычеты входного НДС при этих ставках не предоставляются.

Исправление ошибок в счёте-фактуре

Порядок исправления установлен пунктом 7 Правил заполнения счёта-фактуры (Постановление № 1137). Исправления вносятся путём составления нового экземпляра документа — исправленного счёта-фактуры. В строке 1 указывается номер и дата первоначального документа, в строке 1а — порядковый номер исправления и его дата.

Зачёркивания, подчистки, исправления «от руки» в счёте-фактуре не допускаются.

Исправленный счёт-фактура регистрируется в дополнительном листе книги покупок (у покупателя) и книги продаж (у продавца) за тот период, в котором был зарегистрирован первоначальный документ. При необходимости подаётся уточнённая декларация по НДС.

Если ошибка не препятствует идентификации сторон, товара, ставки и суммы налога — исправлять счёт-фактуру не обязательно (пункт 2 статьи 169 НК РФ). Однако при наличии сомнений лучше исправить: это снимает риск претензий при проверке.

Регистрация счёта-фактуры: книга продаж и книга покупок

Продавец регистрирует выставленный счёт-фактуру в книге продаж в том налоговом периоде, в котором возникло налоговое обязательство (отгрузка или получение аванса). Форма и правила ведения книги продаж утверждены Постановлением № 1137.

Покупатель регистрирует полученный счёт-фактуру в книге покупок в том периоде, в котором выполнены условия для вычета: товар принят к учёту, счёт-фактура получен, операция предназначена для облагаемой НДС деятельности (статья 172 НК РФ). Вычет можно перенести на любой из трёх лет с момента возникновения права на него (пункт 1.1 статьи 172 НК РФ).

Данные книг продаж и покупок включаются в декларацию по НДС (разделы 8 и 9). Именно через эти данные АСК НДС-3 сопоставляет начисления и вычеты по каждой операции. Расхождения автоматически выявляются системой и становятся основанием для направления требования о представлении пояснений.

Что изменилось в 2026 году

В 2026 году действуют следующие актуальные изменения, влияющие на заполнение счёта-фактуры.

Ставки НДС для упрощенцев. С 1 января 2025 года организации и ИП на УСН с доходами свыше 60 млн рублей стали плательщиками НДС. В 2026 году эта норма применяется в полном объёме. При выставлении счёта-фактуры упрощенцы указывают ставку 5% или 7% (в зависимости от дохода) либо стандартные ставки 10% или 20% (с правом на вычеты). Выбор ставки фиксируется на три года и не может быть изменён в течение этого срока.

Формат электронного счёта-фактуры. Применяется формат, утверждённый Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Переход на новый формат обязателен для участников системы прослеживаемости. Для остальных — добровольный, но рекомендованный ФНС.

Машиночитаемые доверенности (МЧД). При подписании электронного счёта-фактуры уполномоченным лицом (не руководителем) с 1 сентября 2023 года применяются МЧД в формате XML. В 2026 году использование МЧД при электронном документообороте — стандартная практика. Доверенность на бумаге при электронном подписании не принимается.

Усиление контроля через АСК НДС-3. Система автоматического контроля НДС в 2026 году охватывает не только прямые цепочки поставок, но и многоуровневые схемы с участием технических компаний. Расхождения выявляются в течение нескольких дней после сдачи декларации. Требования о пояснениях направляются автоматически. Это означает, что качество заполнения счёта-фактуры и корректность его регистрации в книге покупок/продаж стали критически важными.

Практические рекомендации

Несколько правил, которые снижают налоговые риски при работе со счетами-фактурами.

Проверяйте реквизиты контрагента перед выставлением документа. ИНН, КПП, адрес — сверяйте с данными ЕГРЮЛ/ЕГРИП на сайте ФНС. Изменения в реестре отражаются оперативно.

Конкретизируйте наименование товара (работы, услуги). Чем точнее описание — тем меньше поводов для претензий. Ссылка на договор и спецификацию допустима, но наименование в самом счёте-фактуре должно позволять идентифицировать предмет.

Соблюдайте пятидневный срок. Нарушение срока не лишает покупателя вычета, но создаёт дополнительный риск при комплексной проверке. Выстройте внутренний регламент выставления документов.

Ведите реестр доверенностей на право подписи. Особенно актуально при электронном документообороте. МЧД должна быть оформлена до момента подписания документа.

Регулярно сверяйте книгу покупок с данными контрагентов. Расхождения лучше выявить самостоятельно, чем получить требование от инспекции. Многие операторы ЭДО предоставляют сервисы автоматической сверки.

Храните документы не менее четырёх лет. Статья 23 НК РФ обязывает хранить документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение четырёх лет. Для счетов-фактур этот срок отсчитывается с момента последнего использования документа для вычета.

Итог

Счёт-фактура — не формальность, а юридически значимый документ, от правильности заполнения которого зависит право на вычет НДС. В 2026 году требования к документу ужесточились: новые форматы электронного обмена, обязательные МЧД, усиленный контроль через АСК НДС-3, специальные ставки для упрощенцев. Ошибки в реквизитах, нарушение сроков, неверная ставка — каждый из этих факторов может стать основанием для отказа в вычете или доначисления налога.

Если вы столкнулись с претензиями инспекции по счетам-фактурам, получили требование о пояснениях или вам отказали в вычете — обратитесь к налоговому юристу до того, как ситуация перейдёт в стадию судебного спора. Большинство претензий по НДС успешно снимаются на этапе досудебного урегулирования при грамотно выстроенной позиции.

Дата публикации: 28.04.2026